| Registros de nómina y de personal | en inglés |  |
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Temas relacionados con L&I
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Nota: Las nóminas de salario y registros del personal están cubiertos por leyes separadas y políticas administrativas de L&I.
Nóminas de salario
¿Cuáles registros laborales debe mantener una empresa y qué derechos tiene el trabajador para obtener copias?
Las empresas deben mantener registros con el nombre del trabajador, la dirección, ocupación, horas trabajadas por día y por semana, tarifa o tarifas de pago, el total del salario ganado, deducciones, y el pago neto por el periodo de pago. Las empresas deben mantener estos registros por tres años y al solicitarlo el trabajador se le deben entregar copias de estos registros dentro de un periodo de tiempo razonable.
- ¿Es legal que las empresas le hagan cambios a las tarjetas de registro de horas?
Las empresas deben pagarle a los trabajadores por todas las horas trabajadas. No es legal que un supervisor o empleador cambie las tarjetas de registro de horas si el trabajador ha trabajado las horas. El supervisor o empleador y el trabajador pueden revisar las tarjetas de registro de horas y pueden acordar que el tiempo no se registró correctamente. La ley no lo requiere pero L&I recomienda que si se hace un cambio, el supervisor o empleador y el trabajador le pongan sus iniciales a la par del cambio. También recomienda que las horas no se borren del todo, si no que se tachen y se haga la anotación a la par.
Para más detalles, vea las políticas administrativas de L&I:
(en inglés solamente)
Manteniendo registros - Trabajo no agrícola (ES.D.1) (171 KB PDF)
Manteniendo registros - Trabajo agrícola (ES.D.2) (134 KB PDF)
Registros de personal
- ¿Pueden los trabajadores pedir acceso a su archivo personal?
Los trabajadores pueden pedir acceso para revisar su archivo personal al menos una vez al año. Cuando el trabajador hace su petición, la empresa debe ponerle a su disposición el archivo personal dentro de un período de tiempo razonable. Los trabajadores que ya no trabajen para la empresa también tienen los mismos derechos de los trabajadores actuales para revisar su archivo personal. Esta ley no indica si el empleador debe proporcionarle copias de la información en el archivo personal al trabajador o si el empleador debe cobrarle a los trabajadores un honorario por hacer copias del archivo personal. L&I no toma ninguna posición sobre la solicitud de copias del archivo personal u honorarios por copias del archivo personal.
- ¿Qué documentos hay en el archivo personal?
Generalmente, el archivo personal puede incluír documentos que se mantienen para propósitos legales o empresariales, capacidades del trabajador, verificación de entrenamiento, descripción del puesto, archivos del supervisor, evaluaciones de desempeño o archivos que se necesiten para dar recomendaciones a personas fuera de la empresa, sin embargo no hay leyes sobre las recomendaciones de trabajo. L&I no tiene jurisdicción sobre la información que un empleador revele en una recomendación o si el empleador se rehúsa a dar una recomendación.
- ¿Puede el empleador remover información del archivo personal de un empleado?
Si, el empleador puede tomar la decisión de remover cualquier información irrelevante o incorrecta en el archivo personal del trabajador. Si el empleado que trabajada o que actualmente trabaja para la empresa no está de acuerdo con la decisión del empleador de remover la información, el empleado puede escribir una declaración de refutación o corrección y solicitar que se ponga en el archivo. Los empleados que trabajaban para la empresa retienen este derecho hasta después de dos años de haber trabajado para el empleador.
Nota: No existen leyes sobre el acceso a los registros de personal para trabajadores agrícolas pero ellos sí tienen derecho de revisar sus registros de horas trabajadas y sus nóminas de salario.
Para más detalles, vea las políticas administrativas de L&I:
(en inglés solamente)
Acceso a archivos del personal (ES.C.7) (15 KB PDF).
Obtenga ayuda para descargar archivos.
